Makassar, 30 Agustus 2021 – Diperlukan penyamaan persepsi para pengelola arsip dan persuratan guna pengelolaannya berjalan dengan baik dan seragam. Maka, Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (BPSDM PUPR) melalui Pusat Pengembangan Kompetensi (Pusbangkom) Manajemen mengadakan Pelatihan Tata Persuratan yang difasilitasi oleh Balai Pengembangan Kompetensi Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR) Wilayah VIII Makassar, Senin (30/8) secara daring.

Perlu diketahui, manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan, sebagai alat bukti bila terjadi masalah, dijadikan alat pertanggungjawaban manajemen, serta dapat dijadikan alat transparansi kinerja.

Arsip yang dibuat dan diterima organisasi perlu dikelola dalam sistem kearsipan dengan memanfaatkan perkembangan teknologi. Pada kenyataannya, masih banyak yang belum menyadari pentingnya fungsi arsip sehingga arsip sering kali tidak diperhatikan, tidak diminati, atau dianggap tidak penting untuk dipahami dan diterapkan di organisasi yang pada akhirnya tidak dibuat perencanaan dan pengendalian arsip yang baik.

“Jika arsip dan tata persuratan dikelola dengan benar, data atau informasi yang dibutuhkan akan dapat dengan mudah ditemukan saat dibutuhkan,” ujar Harris Marzuki Susila, Kepala Bidang Manajemen Sistem dan Pelaksana Pengembangan Kompetensi, Pusbangkom Manajemen dalam pembuka pelatihan.

Harris melanjutkan bahwa pengelolaan arsip dan tata persuratan yang benar juga mempunyai pengaruh yang besar untuk penelusuran dan pencarian data atau informasi yang baik bagi pimpinan yang dapat dipakai sebagai bahan dalam proses pengambilan kebijakan.

Untuk itu dengan terselenggaranya pelatihan ini diharapkan para peserta mampu melaksanakan penataan surat dan arsip sesuai prinsip tata persuratan dan kearsipan yang berlaku di Kementerian PUPR.

Sejumlah 34 ASN di lingkungan Kementerian PUPR akan mengikuti pelatihan hingga 4 hari kedepan. Para pengajar yang berasal dari Pejabat Struktural dan Pejabat Fungsional Teknis terkait akan memaparkan materi dengan total 40 Jam Pelajaran (JP), dengan rincian, Kebijakan Penyelenggara Tata Naskah Dinas dan Kearsipan Kementerian PUPR; Peran dan Kompetensi Sekertaris; Penyusunan Naskah Dinas Kementerian PUPR dan Praktek; Tata Cara Penomoran Naskah Dinas; Pengelalolaan Arsip Dinamis Kementerian PUPR; Tata Cara Penyusutan Arsip; Identifikasi Arsip Vital Kementerian PUPR; Praktek Penataan Arsip Aktif; Praktek Penataan Arsip In-Aktif; dan Peningkatan Integritas, Pecegahan Bahaya Narkoba, dan Pengarustamaan Gender.