Palembang (25/11) - Arsip sebagai bukti autentik penyelenggaraan negara harus dijaga dan dikelola dengan sangat baik berdasarkan peraturan penyelenggaraan kearsipan nasional yang komperhensif dan terpadu, sehingga dapat disajikan sebagai bahan informasi pada saat dibutuhkan dikedepannya, karena akan membentuk suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antara berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar-pelaku, serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional. Karena itu proses pengendalian arsip dinamis harus dilakukan secara efisien dan sistematis, baik penciptaannya, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusunan arsip itu sendiri.

Uraian di atas merupakan sambutan Kepala Pusdiklat Manajemen Jabatan Fungsional, Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BPSDM) Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR) pada pembukaan Pelatihan Tata Persuratan Dan Kearsipan, yang disampaikan oleh Kepala Balai Diklat PUPR Wilayah II Palembang, Teuku Faisal Riza, di Palembang, Senin (25/11).

Seperti diketahui, salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah, adalah administrasi umum, termasuk diantaranya tata persuratan dan kearsipan. Namun demikian perihal persuratan dan kearsipan tersebut terkadang kurang mendapat perhatian, padahal pengelolaan persuratan dan kearsipan dapat mempengaruhi kelancaran proses komunikasi tertulis dan pengelolaan informasi yang juga akan berpengaruh pada kinerja organisasi Kementerian PUPR.

Masalah yang seringkali ditemukan, adalah format surat maupun memo dinas yang dibuat tidak memenuhi substansi apa yang ingin disampaikan, yang disebabkan oleh kurangnya pemahaman para petugas akan pelaksanaan tata persuratan yang berlaku di Kementerian PUPR.

Oleh karena itu diperlukan pengembangan kompetensi terkait penyelenggaraan persuratan dan kearsipan. Melalui pelatihan Tata Persuratan dan Kearsipan diharapkan bisa mewujudkan tertib administrasi tata naskah dinas, terciptanya kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien, mencegah terjadinya penyalahgunaan kewenangan penandatanganan, serta mendorong keseragaman penerapan tata naskah dinas sesuai peraturan yang berlaku yang pada gilirannya dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan penanganan surat masuk dan/atau surat keluar. Selain itu juga untuk mewujudkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip di lingkungan Kementerian PUPR sesuai standar atau aturan yang berlaku.

Di lingkungan Kementerian PUPR, tata persuratan dan kearsipan secara khusus telah diatur dalam Peraturan Menteri PUPR Nomor 34 Tahun 2016 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri PUPR Nomor 7 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian PUPR dan Peraturan Menteri PUPR Nomor 23 Tahun 2016 tentang penyelenggaraan arsip dinamis Kementerian PUPR, yang merupakan keseluruhan kegiatan, meliputi pengaturan, pembinaan dan evaluasi pelaksanaan, pengelolaan arsip dinamis dalam suatu sistem kearsipan kementerian yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. (Balai II Palembang)