Medan, 27 Maret 2023 – Pengelolaan surat dan arsip adalah salah satu faktor penting dalam menunjang keberhasilan tugas pokok dan fungsi suatu instansi. Tata kelola surat dan arsip yang tertib, dinamis, terpadu dan terintegrasi dengan memanfaatkan teknologi informasi sebagai wujud implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) di era Industri 4.0 merupakan salah satu indikator keberhasilan reformasi birokrasi dalam membangun birokrasi modern. 

Guna terwujudnya profesionalisme dalam tata persuratan dan kearsipan, Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BPSDM) Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR) melalui Balai Pengembangan Kompetensi PUPR Wilayah I Medan menyelenggarakan Pelatihan Tata Persuratan dan Kearsipan secara daring, Senin (27/3).

Sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Menteri PUPR nomor 28 tahun 2020 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Kementerian PUPR, Arsip dan Tata Naskah Dinas merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dan saling berkaitan karena arsip dan tata naskah dinas merupakan jendela informasi bagi organisasi. Selain sebagai jendela informasi, arsip juga berperan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. 

Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang terintegrasi dengan teknologi informasi merupakan komitmen organisasi yang diwujudkan melalui e-office. Penerapan teknologi dalam persuratan dan kearsipan akan menghadirkan data arsip yang terintegrasi, dinamis, dan melindungi kepentingan negara dengan menyajikan berbagai solusi untuk peningkatan kualitas kebijakan publik di segala bidang secara cepat, simultan, dan terarah.

“Ketersediaan arsip secara utuh, otentik dan terpercaya akan memberikan dukungan nyata bagi pelaksanaan reformasi birokrasi,”ujar Kepala Pusat Pengembangan Kompetensi Manajemen, Moeh. Adam saat membuka pelatihan secara resmi. Lebih lanjut Adam menyampaikan bahwa Tata Naskah Dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang mempunyai tujuan untuk menciptakan tertib administrasi tata naskah dinas serta mencegah terjadinya penyalahgunaan kewenangan penandatanganan.

Pelatihan ini dirancang agar peserta memiliki wawasan dan pemahaman serta mampu melaksanakan tata persuratan dan kearsipan sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku sebagai bekal dalam penataan persuratan dan kearsipan di unit kerjanya masing-masing. Para peserta pelatihan akan dibekali materi-materi terkait sebanyak 30 Jam Pelajaran (JP) yang disampaikan oleh pejabat fungsional dan struktural di Kementerian PUPR yang telah memiliki kompetensi di bidang tata persuratan dan kearsipan. Diselenggarakan secara distance learning (daring) hingga 31 Maret 2023, pelatihan ini diikuti oleh 36 orang peserta yang berasal dari perwakilan unit organisasi dan unit pelaksana teknis (UPT) yang ada di Kementerian PUPR.